Андрей Завьялов, генеральный директор строительной компании Вилл Би Хауз, рассказал нам:
- Как сократили срок составление смет с учетом всех согласований с 2-3-х недель до 3-4 дней
- Как ускорили процесс составления и обновления графика работ в 2-3 раза
- Как отчетность прорабов стала намного прозрачнее и качественнее
- Как экономим до 30 дней работы команды на составление актов по сдаче каждого проекта
О компании
Меня зовут Андрей Завьялов, генеральный директор строительной компании WillBeHouse. В строительном бизнесе уже более 10 лет.
В 2010 году компания разработала уникальную авторскую технологию строительства БЛЭК (Быстровозводимые Лёгкие Энергоэффективные Конструкции). За эти годы успешно наладили собственное производство, сборку под ключ с отделкой и дистрибьюторскую сеть по всей стране.
Изначально начинали с b2b клиентов, так как технология подразумевает возможность увеличения энергоэффективности домов, но на текущий момент интерес к технологии со стороны B2C клиентов очень высокий, поэтому такие клиенты сейчас преобладают.
Реализованных собственных проектов за последние 2 года - 18, еще 7 проектов сейчас в работе. Остальные проекты реализуют в своих регионах дистрибьюторы.
Ядро команды это 20 человек, в основном менеджеры по продажам, сметчики, инженеры, закупщики, менеджеры проектов, руководители. Остальные рабочие подключаем конкретно в зависимости от заказов.
В этом году планируем выходить на европейский рынок, в первую очередь в Польшу, так как там уже есть активные дистрибьюторы по нескольким направлениям, в том числе партнерство с OBI.
Также планируем усилить автоматизацию процессов производства и строительства за счет платформы Gectaro
Задачи и проблемы
Если не считать бухгалтерию, которая работала и работает в 1С для налогового учета, все остальные процессы для управленческого учета достаточно долгое время велись в google sheets, в облаке.
Не смотря на то, что весь учет процессов компании мы вели достаточно современно, с многочисленными таблицами и формулами, в облаке, такой способ автоматизации постоянно нёс в себе много рисков и проблем, с которыми мы сталкивались.
Например, несколько сотрудников имеют доступ к одной таблице, периодически кто-то мог случайно удалить важную информацию при добавлении или редактировании, мог случайно удалить формулы в ячейках.
Были печальные случаи, когда отдел продаж залезал в таблицу сметы, случайно что-то редактировал, в итоге сумма проекта на порядок менялась. Опасная ситуация для любой компании.
Что касается сметы, то она состоит из большого количества блоков и позиций, которые необходимо закупать, производить, собирать. В Google Sheets у нас отсутствовали справочники работ и материалов, поэтому составление смет занимало достаточно много времени.
Также очень сложно было на основании сметы составлять график работ для руководителя, снабженца и для заказчика.
Каждый раз возникала мысль, а точно ли все правильно работает или нет? На постоянную перепроверку тратили уйму драгоценного времени всех сотрудников. И даже после таких проверок такая мысль нас не покидала.
На формирование КС-ок мы тратили просто громадное количество времени и ресурсов команды. Каждый раз это превращалось в адский процесс.
Для объединения всех процессов компании можно было бы конечно создать кучу макросов, но нанять отдельного программиста под это дело дорого, да и руки постоянно не доходили. Любую систему надо обслуживать и поддерживать. Мы же строители, а не программисты.
Внедрение и организация работы
В один из дней коллега прислал ссылку на сервис Gectaro.com со словами “посмотри что я нашел!”. Далее буквально в течение 2-х дней нам удалось в сервис перенести справочники и первые проекты.
Внедрением у нас занимался я, директор по качеству, директор по строительству и аккаунт менеджер. Далее после загрузки наших первых проектов остальные сотрудники смогли продолжить активно пользоваться сервисом, добавляю все остальные проекты.
Отдельное спасибо менеджеру поддержки Василию, который активно участвовал во внедрении и обучении нашей команды.
На сегодняшний день отдел продаж подключается к Gectaro для того, чтобы видеть сметы и график работ, иметь возможность выгружать их для вставки в договора заказчикам.
В основном сейчас наша команда использует Gectaro для быстрого составления смет, графиков работ, отчетов о работе прорабов, быстрого формирования КС-ок. Кстати, возможность формирования актов за несколько минут стало главным фактором быстрого перехода в Gectaro.
В самое ближайшее время планируем полностью перенести в сервис закупки и финансовый учет и управлять компанией через отчеты.
Результаты
1. Сократили срок составление смет с учетом всех согласований с 2-3-х недель до 3-4 дней.
До Gectaro отдел проектирования вбивал данные по объемам в смету, далее я как руководитель все проверял лично в связи с недоверием к Excel, далее директор строительства проверял правильность составления сметы, далее смета передавалась в отдел продаж для составления договора. Такая цепочка проверок была связана с недоверием к Excel, поэтому процесс растягивался на 2-3 недели как минимум. Сейчас же в Gectaro мы составляем и согласовываем смету за 3-4 дня.
2. Ускорили процесс составления и обновления графика работ в 2-3 раза
Если раньше график работ мы составляли в Excel, из-за недоверия многократно его проверяли, на бумаге передавали клиенту без возможности быстрого обновления, то сейчас график на основании сметы мы составляет в 2-3 раза быстрее. Также наши заказчики по ссылке могут в режиме онлайн отслеживать любые обновления в графике работ, что намного удобнее бумажных графиков.
3. Отчетность прорабов стала намного прозрачнее и качественнее
Если раньше пытались заставить прорабов отчитываться по мессенеджерам, которые для этого не приспособлены, то сейчас отчетность по прогрессам работ перенесли в офис. Этого процесса, можно сказать, не было в компании, теперь есть.
4. Экономим до 30 дней работы команды на составление актов при сдаче каждого проекта
Если раньше на составление КС-ок серьезным клиентам мы всей командой собирали информацию для составления актов в течение одного месяца, то сейчас этот процесс занимает 5 минут.