"Смогли оптимизировать выручку с каждого проекта до 30%"

Меня зовут Вероника Головина, генеральный директор студии ремонта Scandiroom. В ремонтном бизнесе мы с 2017 года.

Мы долгое время являемся дочерней компанией крупного в Пскове застройщика Скандинавия, но в какой-то момент времени встал вопрос, почему бы не заняться своими силами ремонтными направлением.

Началось с отделки в многоквартирных домах, в местах общего пользования, в квартирах по запросу дольщиков от нашего застройщика.

Далее мы на себя забрали заказы на стяжку, фасады, кровлю, возведение газобетонных перегородок, установку входных дверей, отделку коммерческих помещений.

Нашими заказчиками являются в основном частные лица, которые являются клиентами нашего же застройщика.

В год реализуем примерно 3-4 крупных B2B контракта с застройщиками, в котором 7 подконтрактов с большим количеством квартир. Средний контракт примерно на 126 млн. тенге.

В сегменте B2C для частных лиц выполняем ремонт примерно в 200-300 квартирах в год.

Наша команда в течение года составляет в среднем 10 человек, не считая рабочих на объектах.

В этом году планируем уменьшить зависимость от нашего основного заказчика-застройщика, выходить на другие регионы, больше работать напрямую с конечными заказчиками. В сентября 2019 года вышли на рынок Санкт-Петербурга. Планируем больше внедрять автоматизации в компании.

Начинали учет, конечно же, в Excel, Wrike, Контур.Пульс и 1С.

В каждой программе есть свои плюсы и минусы. Например, в Wrike ты можешь добавить проекты, даже команды, задачи, но на этом все. Никаких смет, графиков, снабжения там не было. Это был просто задачник для нас, но не полноценный инструмент для ремонтной компании.

В 1С работала и работает до сих пор наш бухгалтер. Он используется только для бухгалтерского учета. Мы туда даже не лезем. Контур.Пульс вели в основном для финансового учета, но вести учет финансов в отрыве от стройки и снабжения оказалось сложно и бессмысленно.

От Excel пока полноценно не смогли отказаться, так как в нем иногда сводим нестандартные виды отчетов, но планируем полностью от этого уйти. Для меня Excel уже морально и технически устарел :)

В конце концов мы столкнулись с тем, что захотелось иметь все эти процессы и функции в одном месте.

А именно, чтобы все сметы были в одной программе, график по снабжению формировался и подтягивался из сметы, финансы были не только по проекту, но и на уровне всей компании с соответствующими отчетами.

Мне было важно, чтобы сервис автоматизации был симпатичным и удобным с точки зрения дизайна. За годы работы нам предлагали разные навороченные системы. Одна из региональных застройщиков нам предлагали программу, которую они сами разработали. Но она была настолько жутко не удобной, жутко некрасивой, на основе экселевских таблиц, что мы даже не стали в нее вникать.

О сервисе Gectaro мы узнали еще когда он не был официально запущен. Несколько месяцев ждали появления того функционала, который нам был нужен. Сразу же при появлении финансового учета в 2019 году мы приняли решение перенести весь учет в Gectaro.

В первое время некоторые сотрудники сопротивлялись изменениям в компании, так как многие процессы становились намного прозрачнее для нас и не осознавали, насколько все-таки их работа упростится.

Так как за внедрение изначально отвечала я, решила взять под контроль основные процессы учета в Gectaro, показав хороший пример упрощения работы остальным сотрудникам.

Работы и проекты у нас в основном типовые, поэтому с самого начала мы решили активно использовать справочники расценок.

В первое время заполнение справочников заняло определенное время у нашего сотрудника, но зато потом при запуске новых проектов мы просто копировали проекты и буквально за несколько минут составляли и корректировали новые сметы. Стало намного удобнее. Классное ощущение, когда до этого ты тратил много времени на то, что сейчас делаешь за несколько минут.

В целом на запуск первого проекта в сервисе мы потратили всего 1 рабочий день.

Планируем в ближайшее время привлечь активнее остальных сотрудников, которые отвечают отдельно за снабжение, отдельно за финансы, чтобы мне и собственнику бизнеса выйти из операционки.

Раньше без промежуточного ежедневного онлайн контроля в конце реализации проекта мы периодически могли фиксировать плачевный результат, на который уже поздно влиять. В минус, конечно, никогда не уходили, но до 1,5 млн. тенге с каждого такого проекта мы не до получали. Сейчас таких проблем нет, мы можем быстрее реагировать на любые изменения, работая в режиме план-факт, тем самым получаем теперь до 1,5 млн. тенге дополнительной прибыли с каждого проекта.

Раньше до Gectaro я стабильно минимум 2 раза в неделю ездила на объекты, тратила на это 3 часа своего драгоценного времени для фиксации выполнения работ. Сейчас для контроля со стойки менеджер проекта с объекта присылает в сервис информацию о ходе выполнения работ. Я наконец-то перестала ездить по объектам. Для собственника и меня как руководителя компании это существенное экономия по времени и деньгам.

Раньше для формирования КС-ок по проектам мы платили отдельному внешнему специалисту 50 000 тенге в месяц, далее 2-3 дня тратили на проверку составленных актов. Сейчас перестали пользоваться услугами этого специалиста, экономим 50 000 тенге в месяц и формируем КС-ки сами одним нажатием кнопки за пару минут.